Expertenbeizug in der Bundesverwaltung: Kurzevaluation im Rahmen einer Nachkontrolle

• Forschungsstelle: PVK
• Projektnummer: KE 38

Kurzbeschreibung (Deutsch)

Gegenstand: Gestützt auf eine Evaluation der PVK aus dem Jahr 2006 hatte die GPK-S verschiedene Missstände bei der Vergabe, Transparenz und Regelung von Exper­tenmandaten durch die Bundesverwaltung identifiziert und richtete eine Reihe von Empfehlungen an den Bundesrat. Seither gab es zwischen der GPK-S und dem Bun­desrat einen regen Austausch über die Umsetzung der Empfehlungen. Insgesamt stellte die Kommission verschiedene Verbesserungen fest, war jedoch auch der Auf­fassung, dass einige Fragen noch offen sind.

Auftrag und Fragestellungen: Im Rahmen ihrer dritten Nachkontrolle beauftragte die GPK-S im Oktober 2018 die PVK mit einer Kurzevaluation zu den noch offenen Fra­gen. Die zuständige Subkommission EJPD/BK der GPK-S entschied an ihrer Sitzung vom 26. August 2019, dass die PVK in der Kurzevaluation die Umsetzung der Emp­feh­lungen der GPK-S zu den erhöhten Beschaffungszahlungen zum Jahres­ende (sog. «Dezemberfieber»), den Folgeaufträgen ohne wettbewerbliches Verfahren (sog. «Hoflieferantentum»), zur Vergabe von Politikberatungsmandaten, zur Zuord­nung der Beschaffungen zu den einzelnen Beschaffungskategorien sowie zur Umset­zung des Vertragsmanagements in der Bundesverwaltung prüfen soll.

Vorgehen: Zur Beantwortung der gestellten Hauptfragen führt die PVK Dokumen­tenanalysen durch und nimmt statistische Auswertungen von Daten aus den Instru­menten des Beschaffungscontrollings des Bundes (Vertragsmanagement Bundesver­waltung) vor.

Geplanter Abschluss: Die PVK wird der zuständigen Subkommission EJPD/BK der GPK-S ihren Bericht im 1. Quartal 2020 vorlegen.

Kurzbeschreibung (Französisch)

Objet : se fondant sur une évaluation réalisée par le CPA en 2006, la CdG-E avait identifié différents problèmes liés à l’attribution de mandats d’expertise par l’administration fédérale ainsi qu’à la transparence et à la règlementation dans ce domaine. Elle avait alors adressé une série de recommandations au Conseil fédéral. Depuis lors, de nombreux échanges portant sur la mise en œuvre des recommandations ont eu lieu entre la commission et le gouvernement. Si la CdG-E a constaté différentes améliorations dans l’ensemble, elle était d’avis que certaines questions restaient sans réponse.

Mandat et questions d’évaluation : dans le cadre du troisième contrôle de suivi, la CdG-E a chargé le CPA, en octobre 2018, de procéder à une évaluation succincte portant sur les questions encore ouvertes. La sous-commission DFJP/ChF de la CdG-E, compétente en la matière, a décidé, lors de sa séance du 26 août 2019, que l’évaluation succincte du CPA porterait sur la mise en œuvre des recommandations de la CdG-E relatives au nombre élevé d’acquisitions en fin d’année (« fièvre de décembre »), aux mandats subséquents sans procédure concurrentielle (« fournisseurs attitrés »), à l’adjudication de mandats à des consultants politiques, à l’attribution des acquisitions aux différentes catégories d’acquisition et à la mise en œuvre du système de gestion des contrats dans l’administration fédérale.

Procédure : pour répondre aux questions posées, le CPA procède à l’analyse de documents ainsi qu’à l’évaluation statistique de données provenant des instruments de controlling des acquisitions de la Confédération (système de gestion des contrats de l’administration fédérale).

Fin prévue de l’évaluation : le CPA présentera les résultats de son évaluation à la sous-commission DFJP/ChF au cours du premier trimestre 2020.

Kurzbeschreibung (Italienisch)

Oggetto: fondandosi su una valutazione realizzata nel 2006 dal CPA, la CdG-S aveva rilevato diversi problemi nell’attribuzione di mandati a esperti da parte dell’Amministrazione federale, oltre che riguardo alla loro trasparenza e regolamentazione, e aveva quindi indirizzato una serie di raccomandazioni al Consiglio federale. Da allora, fra la Commissione e il Governo sono intercorsi intensi scambi concernenti l’attuazione di tali raccomandazioni. Nel complesso la Commissione ha ravvisato diversi miglioramenti, pur rilevando che alcune questioni sono ancora aperte.

Mandato e questioni trattate: nell’ambito del terzo controllo successivo, nell’ottobre 2018 la CdG-S ha incaricato il CPA di eseguire una valutazione sintetica delle questioni ancora in sospeso. Nella seduta del 26 agosto 2019, la Sottocommissione competente DFGP/CaF della CdG-S ha deciso che la valutazione sintetica del CPA dovrà verificare lo stato di attuazione delle raccomandazioni della CdG-S relative agli ingenti acquisti registrati a fine anno (la cosiddetta «febbre dicembrina»), al fenomeno dei mandati susseguenti conferiti senza una procedura di gara («fornitori privilegiati»), all’assegnazione di mandati a consulenti politici, all’attribuzione degli acquisti alle pertinenti categorie e all’attuazione del sistema di gestione dei contratti dell’Amministrazione federale.

Procedura: per rispondere alle domande principali il CPA effettuerà un’analisi dei documenti e una valutazione statistica dei dati provenienti dal controllo gestionale degli acquisti della Confederazione (sistema di gestione dei contratti dell’Amministrazione federale).

Conclusione prevista: il CPA presenterà i risultati della sua valutazione alla Sottocommissione DFGP/CaF della CdG-S nel corso del primo trimestre del 2020.

Publikationen / Ergebnisse (Deutsch)

Der Expertenbeizug in der Bundesverwaltung wurde in den letzten Jahren klarer geregelt und transparenter. Beim Beschaffungscontrolling sind die statistischen Analysen insgesamt zweckmässig, während die vertieften Überprüfungen Mängel aufweisen. Die Expertenmandate werden nicht einheitlich erfasst und die Con­trolling-Berichte sind wenig aussagekräftig.

Gestützt auf eine Evaluation der Parlamentarischen Verwaltungskontrolle (PVK) zum Expertenbeizug in der Bundesverwaltung aus dem Jahr 2006 stellte die Ge­schäftsprüfungskommission des Ständerates (GPK-S) verschiedene Missstände bei der Vergabe, Transparenz und Regelung von Expertenmandaten durch die Bundes­verwaltung fest und richtete eine Reihe von Empfehlungen an den Bundesrat. Zwar stellte die GPK-S bei ihren Nachkontrollen verschiedene Verbesserungen, jedoch auch noch offene Fragen fest. Im Oktober 2018 beauftragte sie deshalb die PVK im Rahmen einer Nachkontrolle mit einer Kurzevaluation, um die Umsetzung ihrer Empfehlungen zu prüfen.

An ihren Sitzungen vom 28. August 2019 und 11. November 2019 entschied die zu­ständige Subkommission EJPD/BK der GPK-S über die Ausrichtung der Kurzeva­luation. Die PVK überprüfte in der Folge die Umsetzung von fünf der sechs Empfeh­lungen der GPK-S und führte anhand von Daten aus dem Vertragsmanagement der Bundesverwaltung statistische Analysen durch. Nachfolgend sind die wesentlichen Ergebnisse dargestellt.

Kein «Dezemberfieber» gemäss verwaltungsinterner Analyse,
Befund jedoch nicht verallgemeinerbar

Unter «Dezemberfieber» wird das Phänomen verstanden, dass die Bundesverwal­tung gegen Jahresende zahlreiche Beschaffungen tätigt, um das Budget aufzubrau­chen. Die Verwaltung hat zur Frage des «Dezemberfiebers» Analysen über die gesamte Bundesverwaltung durchgeführt, die weitgehend zweckmässig sind. Die Analysen beschränken sich jedoch auf ein Jahr (2017) und wurden in den folgenden Jahren nicht wiederholt. Zudem blieb die Zahl der aufgrund bestimmter Kriterien vertieft untersuchten Verwaltungseinheiten gering. Die Ergebnisse lassen sich deshalb nur beschränkt verallgemeinern. Auch sind die Informationen aus den vertieften Abklärungen der festgestellten Risiken in den Verwaltungseinheiten eher oberflächlich. Entgegen der Aussage der Verwaltung ist daher nicht generell auszu­schliessen, dass in einzelnen Verwaltungseinheiten ein «Dezemberfieber» herrscht.

Statistische Analysen zum «Hoflieferantentum» zweckmässig,
vertiefte Überprüfungen sowie Berichterstattung dagegen mangelhaft

Zur Problematik, dass die Verwaltung wiederholt den gleichen Unternehmen Aufträ­ge erteilt (sog. «Hoflieferantentum»), führt die Verwaltung grundsätzlich zweck­mässige Analysen im Rahmen des Beschaffungscontrollings (BC) durch. Die statis­tischen Analysen konzentrieren sich jedoch auf die grösseren Risiken. Die anschlies­sende vertiefte Prüfung der festgestellten Auffälligkeiten ist Sache der betroffenen Verwaltungseinheiten und erfolgt sehr unterschiedlich und teilweise ungenügend. Die Controlling-Berichte sind bezüglich der Folgeaufträge wenig aussagekräftig.

Expertenmandate sind oft nicht eindeutig zuordenbar,
Praxis deshalb uneinheitlich und Controlling nur beschränkt möglich

2016 hat die Verwaltung auf Empfehlung der GPK-S im BC detailliertere Unter­kategorien eingeführt, um externe Dienstleistungsaufträge genauer zu erfassen. Da­durch konnte die von der GPK-S bemängelte Zahl von Beschaffungen, die keiner spezifischen Beschaffungskategorie zuordenbar sind, stark verringert werden. Es bestehen jedoch zwischen den Beschaffungskategorien bei Dienstleistungsaufträgen generell und bei politikorientierten Expertenmandaten im Besonderen grosse Ab­grenzungsprobleme. Die Verwaltungseinheiten ordnen die einzelnen Expertenauf­träge deshalb nicht einheitlich zu. Die entsprechenden Daten sind daher nur sehr beschränkt vergleichbar, was ein aussagekräftiges Controlling erheblich erschwert.

Keine verlässlichen Angaben zu politikorientierten Expertenmandaten, Entwicklung solcher Mandate daher unklar

Die Verwaltung hat die Politikberatungsmandate gemäss den Controlling-Berichten bisher nicht näher analysiert, obwohl dies der Bundesrat im Nachgang zur entspre­chenden Empfehlung der GPK-S in Betracht gezogen hatte. Die geringe Zahl an ausgewiesenen Mandaten zur «politikorientierten Beratung» deutet darauf hin, dass die Beschaffungskategorie von der Verwaltung weitgehend gemieden wird und die Angaben somit nicht verlässlich sind. Die PVK hat daraufhin sämtliche für politik­orientierte Expertenmandate relevanten Beschaffungskategorien addiert. Dabei hat sie festgestellt, dass so aber auch Mandate mitgezählt werden, die kaum mit Politik­beratung zu tun haben, z. B. Forschungsaufträge. Anhand der vorhandenen Daten lässt sich somit nicht verlässlich prüfen, ob die Politikberatungsmandate abgenom­men haben, wie es die GPK-S gefordert hatte.

Festgestellte Mängel verdeutlichen generelle Schwächen des Beschaffungscontrollings

Die in den Analysen der PVK festgestellten Schwachpunkte bei der Erfassung der Expertenmandate verdeutlichen die generelle Schwäche, dass die Instrumente des BC in der Verwaltung nur beschränkt vereinheitlicht werden konnten. Eine zweite generelle Schwäche betrifft die Kompetenzverteilung: Zwar führt die Fachstelle Be­schaffungscontrolling des Bundesamtes für Bauten und Logistik (BBL) weitgehend zweckmässige statistische Analysen anhand der Instrumente des BC durch, ihre Feststellungen werden durch die Departemente jedoch nur sehr beschränkt weiter­verfolgt, obwohl sie für das BC in ihrem Bereich zuständig sind. Die Fachstelle Be­schaffungscontrolling des BBL oder die Eidgenössische Finanzverwaltung als Quer­schnittstellen verfügen nicht über die entsprechenden Kompetenzen, was für ein einheitliches und wirksames Beschaffungscontrolling nicht förderlich ist.

Publikationen / Ergebnisse (Englisch)

The use of external experts in the Federal Administration has been more clearly regulated and has become more transparent in recent years. The statistical analyses applied in procurement controlling are generally appropriate; however, there are shortcomings in the in-depth monitoring process. The expert mandates are not recorded uniformly and the controlling reports do not provide sufficient meaningful information.

On the basis of an evaluation by the Parliamentary Control of the Administration (PCA) on the use of external experts in the Federal Administration conducted in 2006, the Council of States Control Committee (CC-S) noted a number of shortcomings in the awarding, transparency and regulation of expert mandates by the Federal Administration. It consequently made a series of recommendations to the Federal Council. Although the CC-S, in its follow-up investigations, observed that improvements had been made, a number of issues still remained. In October 2018 it therefore requested the PCA to conduct a brief evaluation as part of its follow-up investigation to establish whether or not its recommendations had been implemented.

At its meetings on 28 August 2019 and 11 November 2019 the responsible CC-S sub-committee (FDJP/FCh) decided on the focus of this brief evaluation. The PCA was asked to look at the implementation of five of the CC-S’s six recommendations, conducting statistical analyses using data from the Federal Administration’s contract management. Its main findings are presented below.

Internal analysis suggests end-of-year spending rush does not exist,
but generalisations hard to make

The end-of-year spending rush (‘December fever’) is the phenomenon in the Federal Administration involving an increase in procurement towards the end of the year in order to use up the available budget. The analyses of this spending rush conducted throughout the Federal Administration were appropriate, but they focused on one year only (2017), not being repeated in subsequent years. Moreover, few administrative units (offices) were selected on the basis of specific criteria and analysed in detail. The findings do not therefore lend themselves to the making of generalisations. Furthermore, rather superficial information emerges from the detailed analyses of the risks identified in the administrative units. Despite the Federal Administration’s affirmations, therefore, it may well be that there is indeed an end-of-year spending rush in some.

Appropriate statistical analysis of favoured companies but shortcomings in detailed analysis and reporting

As part of its procurement controlling, the Federal Administration conducts appropriate analyses into whether some companies are repeatedly favoured in its procurement process. However, its statistical analyses focus on large-scale risks. The administrative units concerned are themselves responsible for conducting a closer analysis of any irregularities established, meaning the approach is not uniform and sometimes unsatisfactory. There is no meaningful reporting on follow-up contracts.

Expert mandates cannot always be clearly assigned, no uniform approach and limitations on controlling

In 2016, on the recommendation of the CC-S, the Administration introduced detailed sub-categories in its procurement controlling which allowed external service contracts to be more precisely recorded. This greatly reduced the number of procurements that could not be clearly assigned to a procurement category, which had been one of the CC-S’s criticisms. However, it is still difficult to differentiate between procurement categories for service contracts in general and policy-oriented expert mandates in particular. The administrative units do not uniformly categorise the individual expert mandates. It is therefore difficult to compare data or to conduct meaningful controlling.

No reliable information on policy-oriented expert mandates, trends therefore unclear

The controlling reports suggest that the Federal Administration has not as yet closely analysed policy consulting mandates, although the Federal Council considered this following the recommendation by the CC-S. The inconsiderable number of declared mandates on ‘policy-oriented consulting’ suggests that this procurement category is largely avoided in the Administration and so any data is unreliable. The PCA combined all the procurement categories pertaining to policy-oriented expert mandates and discovered that some mandates that have very little to do with policy consulting are also counted, e.g. research contracts. It is therefore not possible on the basis of the available data to reliably assess whether there has been a decline in policy consulting mandates, as called for by the CC-S.

Shortcomings illustrate general weakness in procurement controlling

The shortcomings in the recording of expert mandates identified in the PCA’s analyses illustrate a general weakness: the Administration’s procurement controlling instruments have only been standardised to a limited extent. A further weakness concerns the division of competencies: although the Procurement Controlling Unit at the Federal Office for Buildings and Logistics (FOBL) conducts generally appropriate statistical analyses using the procurement controlling instruments, the departments only apply its findings to a very limited extent, even though they are responsible for their own procurement controlling. In their intermediary role, the FOBL’s Procurement Controlling Unit and the Federal Finance Administration do not have the required competencies, a situation unconducive to uniform and effective procurement controlling.

Publikationen / Ergebnisse (Französisch)

La réglementation et la transparence du recours à des experts externes par l’administration fédérale se sont améliorées ces dernières années. Les analyses statistiques réalisées dans le cadre du controlling des achats sont adéquates dans l’ensemble ; néanmoins, certaines lacunes ont été mises au jour concernant les examens approfondis. Les mandats d’expertise ne sont pas répertoriés de manière uniforme et les rapports de contrôle ne sont pas suffisamment probants.

Se fondant sur une évaluation du Contrôle parlementaire de l’administration (CPA) de 2006 qui portait sur le recours de l’administration fédérale à des experts externes, la Commission de gestion du Conseil des États (CdG-E) avait constaté différentes lacunes dans la transparence ainsi que dans l’adjudication et la réglementation des mandats d’expertise donnés par l’administration fédérale et avait adressé une série de recommandations au Conseil fédéral. S’il est vrai que la CdG-E avait relevé plusieurs améliorations lors de ses contrôles de suivi, différentes questions restaient sans réponse. En octobre 2018, elle a donc chargé le CPA de vérifier, dans le cadre d’un contrôle de suivi, la mise en œuvre de ses recommandations sous la forme d’une évaluation succincte.

Lors de ses séances du 28 août 2019 et du 11 novembre 2019, la sous-commission DFJP/ChF de la CdG-E, compétente en la matière, a décidé de l’orientation du projet. Le CPA s’est alors penché sur la mise en œuvre de cinq des six recommandations qui avaient été formulées par la CdG-E et a procédé à des analyses statistiques sur la base de données contenues dans le système de gestion des contrats de l’administration fédérale. En voici les principaux résultats :

Pas de « fièvre de décembre » selon les analyses internes à l’administration,
ce diagnostic n’est pourtant pas généralisable

On qualifie de « fièvre de décembre » le phénomène consistant, pour l’administration fédérale, à forcer le lancement de mandats juste avant la clôture de l’exercice comptable afin d’épuiser les budgets. Pour cerner ce phénomène, l’administration a procédé à des analyses dans l’ensemble de l’administration fédérale, qui étaient généralement adéquates. Ces analyses ne portent toutefois que sur une année (2017) – elles n’ont pas été renouvelées les années suivantes. De plus, le nombre d’unités administratives ayant été l’objet d’études circonstanciées sur la base de certains critères est faible. Les résultats ne peuvent donc pas être extrapolés sans réserve, d’autant moins que les informations relatives aux examens approfondis des risques réalisés dans les unités administratives en question sont assez superficielles. Contrairement à ce qu’affirme l’administration, il ne peut donc pas être exclu d’une manière générale que le phénomène de « fièvre de décembre » existe malgré tout dans l’une ou l’autre unité administrative.

Analyses statistiques des « fournisseurs attitrés » appropriées,
mais déficiences dans les études approfondies et dans le rapport

Les analyses relatives au problème de l’adjudication répétée de mandats aux mêmes entreprises (« fournisseurs attitrés ») effectuées par l’administration dans le cadre du controlling des achats (CoA) sont en principe appropriées. Ces analyses statistiques portent toutefois essentiellement sur les gros risques. L’examen subséquent des anomalies constatées est du ressort des unités administratives concernées. Il est donc effectué de manière très variable et parfois insuffisante. Les rapports de contrôle relatifs aux mandats subséquents sont en outre peu probants.

Catégorisation peu claire des mandats d’expertise,
donc pratique pas uniforme et controlling restreint

Sur recommandation de la CdG-E, l’administration fédérale a introduit des sous-catégories plus détaillées dans le CoA en 2016. Le but était d’amener plus de précision dans l’enregistrement des mandats de services confiés à des prestataires extérieurs à l’administration fédérale. Cette mesure a permis de réduire considérablement le nombre, critiqué par la CdG-E, des acquisitions ne pouvant pas être classées dans une catégorie spécifique. Il reste cependant souvent difficile de faire clairement la distinction entre les différentes catégories d’acquisitions dans le cas des mandats de prestations en général et dans celui des mandats d’expertise en matière politique en particulier. En conséquence, les unités administratives n’enregistrent pas tous les mandats d’expertise selon la même logique. Les données qui s’y rapportent sont donc difficilement comparables, ce qui complique considérablement le controlling et entache sa pertinence.

Données relatives aux mandats de consultants politiques peu fiables :
évolution de ces mandats pas claire

Selon les rapports relatifs au controlling, l’administration n’a pas, jusqu’ici, entrepris d’analyser spécifiquement les mandats de conseil politique, en dépit du fait que le Conseil fédéral avait envisagé de telles analyses en réponse à la recommandation de la CdG-E. La faiblesse du nombre des mandats enregistrés dans la sous-catégorie Conseil dans le domaine politique indique que l’administration évite cette sous-catégorie dans une large mesure et que les chiffres disponibles ne sont donc pas fiables. Le CPA a par la suite considéré toutes les catégories d’achat pouvant inclure des mandats d’expertise en matière politique, pour finalement constater que, en procédant ainsi, certains mandats n’ayant pas grand-chose à voir avec le conseil politique pouvaient aussi être inclus, tels que des mandats de recherche. Les données disponibles ne permettent donc pas de déterminer de manière fiable si le nombre de mandats de conseil politique a diminué, comme l’avait demandé la CdG-E.

Les lacunes constatées font ressortir les faiblesses générales du Controlling
des achats

Les points faibles que les analyses du CPA ont révélés dans la catégorisation des mandats d’expertise font ressortir des faiblesses générales au sein de l’administration ; la première concerne l’uniformisation des instruments du CoA et la seconde, la répartition des compétences. Le secteur Controlling des achats, à l’Office fédéral des constructions et de la logistique (OFCL), réalise certes des analyses statistiques pertinentes dans l’ensemble en ayant recours aux instruments du CoA. Les résultats obtenus ne sont toutefois pris en compte que de manière limitée par les départements, bien que ces derniers soient responsables du CoA dans leur domaine. En leur qualité d’unités transversales, le secteur Controlling des achats de l’OFCL ou l’Administration fédérale des finances ne disposent pas des compétences nécessaires, ce qui fait obstacle à une uniformisation de même qu’à l’efficacité du CoA.

Publikationen / Ergebnisse (Italienisch)

Negli ultimi anni il ricorso a perizie esterne nell’Amministrazione federale è stato disciplinato in modo più chiaro e trasparente. Per quanto concerne il controllo gestionale degli acquisti, le analisi statistiche sono complessivamente adeguate, mentre le verifiche approfondite sono lacunose. Le perizie esterne non sono oggetto di una registrazione unitaria e i rapporti sul controllo gestionale degli acquisti sono poco significativi.

Sulla base di una valutazione del Controllo parlamentare dell’amministrazione (CPA) sul ricorso alle perizie esterne da parte dell’Amministrazione federale risalente al 2006, la Commissione della gestione del Consiglio degli Stati (CdG-S) aveva constatato diverse criticità per quanto concerne l’aggiudicazione, la trasparenza e il disciplinamento dei mandati conferiti a periti esterni dall’Amministrazione federale e aveva quindi deciso di rivolgere una serie di raccomandazioni al Consiglio federale. In occasione del controllo successivo la CdG-S ha sì constatato diversi miglioramenti, ma anche questioni ancora aperte. Nell’ambito di un nuovo controllo successivo, nell’ottobre 2018 ha quindi incaricato il CPA di eseguire una valutazione sintetica sull’attuazione delle sue raccomandazioni.

Nelle sedute del 28 agosto 2019 e dell’11 novembre 2019 la competente sottocommissione DFGP/CaF della CdG-S ha deciso l’impostazione della valutazione sintetica. Il CPA ha successivamente esaminato l’attuazione di cinque delle sei raccomandazioni della CdG-S e, sulla base dei dati della gestione dei contratti dell’Amministrazione federale, ha svolto una serie di analisi statistiche. Qui di seguito sono illustrati i principali risultati.

Nessuna «febbre dicembrina» secondo le analisi interne all’Amministrazione, ma il risultato non può essere generalizzato

La «febbre dicembrina» designa quel fenomeno per il quale l’Amministrazione federale effettua un elevato numero di acquisti verso la fine dell’anno allo scopo di esaurire i crediti iscritti a preventivo. L’Amministrazione ha condotto delle analisi sulla «febbre dicembrina» che si sono rivelate del tutto adeguate. Le analisi sono tuttavia limitate a un anno (2017) e non sono state ripetute negli anni successivi. Inoltre il numero di unità amministrative sottoposte a verifiche approfondite sulla base di determinati criteri è rimasto esiguo. I risultati possono quindi essere generalizzati solo in minima parte. Le informazioni scaturite dagli accertamenti approfonditi in merito a rischi constatati nelle unità amministrative sono anch’esse piuttosto superficiali. Contrariamente a quanto affermato dall’Amministrazione non si può quindi escludere in termini generali che in talune unità si manifesti una «febbre dicembrina».

Adeguate le analisi statistiche relative ai «fornitori privilegiati», lacunose invece le verifiche approfondite e la rendicontazione

In merito al problema che le commesse vengono più volte aggiudicate alle medesime imprese (cosiddetti «fornitori privilegiati»), l’Amministrazione conduce essenzialmente analisi adeguate nell’ambito del controllo gestionale degli acquisti (CGA). Le analisi statistiche si concentrano tuttavia sui rischi maggiori. Il successivo esame delle anomalie riscontrate è di competenza delle unità amministrative e presenta grandi differenze, oltre a essere a tratti insufficiente. I rapporti sul controllo gestionale degli acquisti forniscono poche informazioni sulle commesse successive.

Spesso non è chiaro come classificare le perizie esterne; la prassi quindi non è unitaria e il controllo gestionale è possibile solo in misura limitata

Su raccomandazione della CdG-S, nel 2016 l’Amministrazione ha introdotto nel CGA sottocategorie dettagliate per una registrazione più precisa delle commesse di servizi esterni. È stato in tal modo possibile ridurre fortemente l’elevato numero di acquisti non assegnati a una categoria specifica deplorato dalla CdG-S. Sussistono tuttavia grossi problemi di delimitazione fra le diverse categorie di acquisti per quanto concerne i servizi in generale e le perizie esterne in ambito politico in particolare. Di conseguenza le unità amministrative non classificano in modo uniforme i singoli mandati. Le possibilità di raffronto fra i dati sono pertanto estremamente limitate e il controllo gestionale degli acquisti scarsamente significativo.

Nessun dato attendibile sui mandati peritali in ambito politico; evoluzione quindi poco chiara

Sino a oggi l’Amministrazione non ha esaminato più da vicino i mandati di consulenza politica menzionati nei rapporti sul controllo gestionale degli acquisti, nonostante il Consiglio federale si fosse espresso in tal senso in seguito alla pertinente raccomandazione della CdG-S. Il fatto che alla categoria «consulenza in ambito politico» venga assegnato un numero esiguo di mandati fa pensare che l’Amministrazione eviti ampiamente questa categoria d’acquisto, rendendo in tal modo inaffidabili i dati. Il CPA ha pertanto sommato tutte le categorie di acquisto rilevanti ai fini dei mandati peritali in ambito politico. Ha tuttavia constatato che, così facendo, ha conteggiato anche mandati che avevano ben poco a vedere con la consulenza politica, ad esempio mandati di ricerca. I dati disponibili non consentono pertanto di esaminare in modo attendibile se i mandati di consulenza politica siano di fatto diminuiti, come richiesto dalla CdG-S.

Le lacune constatate evidenziano le criticità generali del controllo gestionale degli acquisti

Le lacune riscontrate nelle analisi del CPA in relazione alla registrazione dei mandati peritali evidenziano la criticità generale che nell’Amministrazione gli strumenti del CGA sono stati unificati solo in misura limitata. Una seconda criticità generale concerne la suddivisione delle competenze: benché il comparto Controllo gestionale degli acquisti dell’Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL) svolga analisi statistiche del tutto adeguate sulla base degli strumenti del CGA, i dipartimenti, pur essendo competenti per il CGA nel loro settore specifico, tengono conto solo minimamente delle constatazioni che ne risultano. Il comparto Controllo gestionale degli acquisti dell’UFCL e l’Amministrazione federale delle finanze, in quanto servizi trasversali, non dispongono delle competenze necessarie e non favoriscono quindi un controllo gestionale degli acquisti unitario ed efficace.