L’essentiel en bref
Le présent audit de gestion a pour but l’évaluation sommaire de la gestion politique et opérationnelle de l’Office fédéral du sport (OFSPO) sous l’angle de la haute surveillance parlementaire. Il s’agit d’un projet-pilote qui doit fournir aux Commissions de gestion (CdG) des Chambres fédérales une base décisionnelle pour un éventuel élargissement de leur éventail d’instruments de contrôle.
L’audit débouche sur des résultats globalement positifs. L’OFSPO est une institution politique importante en matière de sport, dirigée avec professionnalisme sur le plan tant politique qu’opérationnel. En raison de vastes compétences spécialisées, du travail en réseau avec de nombreux partenaires, d’infrastructures appropriées et surtout de prestations fournies avec professionnalisme, l’office jouit d’une excellente réputation en Suisse et à l’étranger.
Organes de contrôle politique, les CdG surveillent l’action du gouvernement et de l’administration dans le but de rendre plus transparente l’action publique et de faire apparaître des potentiels d’optimisation. C’est pourquoi le rapport présente, outre les nombreux points forts de l’OFSPO, les aspects perfectibles. Ces observations s’adressent non seulement à l’office, mais aussi au DDPS, au Conseil fédéral et au Parlement.
Direction politique
Les bases légales de l’OFSPO, obsolètes, font actuellement l’objet d’une révision. L’office dispose d’un mandat de prestations clair, attribué certes par le Conseil fédéral mais élaboré en grande partie par l’OFSPO lui-même. Le pilotage par GMEB permet une allocation des moyens ciblée et souple. Par rapport au mandat, on peut dire que les ressources allouées à l’office sont suffisantes. L’intérêt et la compréhension du Parlement à l’égard de l’outil de pilotage de l’administration qu’est la GMEB et de la politique du sport de la Confédération sont limités.
Le DDPS assume sa responsabilité de direction et de surveillance de l’OFSPO et influe de manière appropriée sur les contenus stratégiquement importants. Les objectifs que fixe le DDPS à ses unités en matière de reporting sont trop complexes.
L’enveloppe budgétaire de l’OFSPO comprend les dépenses de fonctionnement, et non les subventions, au poids financier pourtant plus important. Les subventions accordées à la promotion du sport ne sont pas pilotées par le biais de la GMEB. Cela complique la direction et le contrôle stratégiques intégrés de la politique du sport de la Confédération. Dans ce contexte, il faut clarifier le rôle de la Commission fédérale de sport qui, parallèlement au DDPS, exerce une fonction de direction et de contrôle.
Stratégie
L’OFSPO observe son environnement et réagit de manière flexible aux évolutions. La détection précoce de tendances importantes peut encore être améliorée.
En complément aux objectifs de la GMEB, l’OFSPO a introduit en 2005 un processus stratégique interne exemplaire. Cette stratégie est devenue un instrument de direction essentiel de l’office.
La gestion des risques de l’OFSPO ne correspond pas aux objectifs du Conseil fédéral. Bien que certains domaines disposent de programmes en la matière, une vue d’ensemble des risques primaires, des responsabilités et des mesures à prendre fait défaut.
Positionnement et portefeuille
Les produits et groupes de produits ne correspondent pas à une véritable définition de produits mais ont été constitués, pour la plupart, du point de vue institutionnel. Il en résulte que des « produits » tels que Jeunesse + Sport contiennent différentes prestations et que des prestations identiques font partie de différents groupes de produits.
Le portefeuille de l’OFSPO comprend des tâches classiques de régulation ainsi que la recherche, la formation et diverses prestations. Cette diversification ne fait pas l’unanimité. Les uns sont d’avis qu’elle permet des synergies et constitue une réaction appropriée face à l’insuffisance des prestations proposées par les prestataires privés et publics. Les autres pensent que ce large portefeuille a pour effet un éparpillement, une efficacité moindre et des problèmes d’interfaces ; ces personnes s’interrogent en outre sur le rattachement de la Haute école Macolin à l’office.
Partenaires
L’OFSPO a une conception claire de ses clients et de leurs besoins. La satisfaction de la clientèle est régulièrement mesurée et des initiatives concrètes d’amélioration sont déduites des résultats.
L’OFSPO dispose de réseaux efficaces en Suisse ; il est un interlocuteur compétent, conclut des alliances et crée des synergies. Nombreuses sont les personnes qui soulignent que l’office consulte ses partenaires avant de prendre des décisions importantes.
La répartition des tâches et les formes de coopération avec des partenaires externes ont pu pour l’essentiel être clarifiées ces derniers temps. Des clarifications sont en revanche nécessaires entre l’OFSPO et les cantons pour ce qui est du sport à l’école et dans les écoles professionnelles. Concernant les campagnes en faveur du sport populaire, de nombreux acteurs sont impliqués et il faut vérifier si ces activités ne pourraient pas être regroupées au sein d’un service et gérées par le biais d’un mandat de prestations uniforme. De même, certaines interfaces entre l’OFSPO d’un côté et les hautes écoles et hautes écoles spécialisées de l’autre côté peuvent encore être améliorées, dans le domaine de la mobilité des étudiants, par ex.
Les prestataires de la Confédération fournissent à l’OFSPO les prestations préalables dont il a besoin. Cependant, cette collaboration est parfois compliquée et l’OFSPO n’est pas toujours satisfait de la qualité, dans les domaines informatique et immobilier par ex. L’obligation, également valable pour les offices GMEB, d’effectuer leurs achats auprès des services compétents de la Confédération, est remise en cause dans le présent audit.
Organisation
La restructuration entreprise récemment au sein de l’OFSPO s’avère appropriée. La structure de direction de l’office a été harmonisée et allégée, ce qui permet une action plus rapide et plus ciblée. Il reste à clarifier des questions de positionnement et d’interfaces entre la nouvelle unité Politique et promotion du sport et d’autres unités de l’office. L’unité Médias du sport n’a pas encore terminé de définir les processus.
Dans le cadre de la réforme Macolin 2005, sept processus clés ont été définis en fonction des groupes de produits. Globalement, ces processus s’avèrent probants, mais ils ne sont pas appliqués systématiquement par certaines unités.
Récemment encore, les processus de support dans les domaines des finances, du personnel, de l’informatique, etc. ne fournissaient pas de prestations satisfaisantes à la hiérarchie. Entre-temps, ils ont été regroupés et professionnalisés, mais certains domaines doivent encore être optimisés.
Direction opérationnelle
L’OFSPO dispose d’instruments et de processus exemplaires pour concrétiser son mandat en objectifs mesurables et surveiller la mise en œuvre de ces derniers.
Plusieurs unités de l’office utilisent des processus standardisés et recourent aux feed-back et autres mesures d’assurance qualité. Néanmoins, la gestion de la qualité est fortement décentralisée ; à peine identifie-t-on les contours d’une gestion de la qualité intégrée, qui inscrit les initiatives de chaque unité dans une démarche commune.
L’OFSPO rend compte de ses activités à ses instances politiques de direction de façon régulière et détaillée. Il fournit à celles-ci l’information dont elles ont besoin pour le piloter. Tandis que le reporting relatif au processus stratégique interne peut être qualifié d’exemplaire, quelques incohérences sont apparues entre objectifs et compte rendu dans le reporting effectué dans le cadre de la GMEB. Le reporting de l’OFSPO est fortement axé sur la GMEB et manque de clarté en ce qui concerne le domaine des subventions, qui n’est pas compris dans l’enveloppe budgétaire.
Récemment encore, la communication de l’OFSPO vers l’extérieur était dispersée et peu coordonnée. C’est pourquoi une nouvelle stratégie a été définie dans ce domaine et un état-major en charge de la communication à l’échelon de la direction a été créé.
L’uniformisation de l’identité visuelle de la Confédération se justifie sans doute aucun, mais cette nouvelle identité visuelle devrait laisser la latitude indispensable à des marques déjà établies telles que Macolin. Ce n’est actuellement pas le cas et cela a nui à la représentation de l’OFSPO dans l’esprit de l’opinion publique.
Gestion des ressources
La GMEB permet une plus grande transparence en termes de coûts et de prestations ainsi qu’une allocation des moyens ciblée et flexible. L’OFSPO dispose d’une comptabilité analytique transparente. Celle-ci ne permet toutefois pas de représenter les flux financiers dans l’optique des quatre domaines prioritaires stratégiques de l’OFSPO. A ce niveau, une plus grande transparence serait possible.
Dans le domaine des subventions, l’aide aux fédérations par exemple, l’allocation des moyens pourrait encore être plus efficace et plus transparente.
Concernant la répartition des moyens alloués à la promotion du sport selon les tranches d’âge, on remarque une forte concentration sur la tranche des dix à vingt ans, due à la définition des groupes cibles de J+S. Les moyens accordés aux plus jeunes sont faibles, alors que, dans cette tranche d’âge, des jalons importants peuvent être posés pour le comportement des futurs adultes en matière d’activité physique.
On relève encore des potentiels d’amélioration en matière de gestion des coûts et d’utilisation économe des ressources au sein de l’OFSPO. Au niveau des produits et des groupes de produits, les incitations aux économies ou aux augmentations de recettes sont inexistantes ou presque. On déplore l’absence d’une saisie du temps de travail, qui permettrait d’optimiser l’utilisation du temps, une ressource limitée. Les processus de support présentent quelques redondances et des potentiels d’économies. Une imputation des prestations entre les différentes unités de l’OFSPO n’a lieu que partiellement.
L’an passé, des progrès sensibles ont été accomplis en matière de gestion de l’environnement. A la différence des années précédentes, l’OFSPO affiche des indices de charge polluante inférieurs à la moyenne d’autres unités administratives. La gestion des connaissances peut encore être améliorée. L’office ne dispose ni d’un Intranet ni d’une gestion moderne des documents, qui permettrait un accès rapide aux données de toutes les unités.
Culture et leadership
Nous basant sur les informations disponibles et les impressions recueillies sur site, nous portons un jugement positif sur les valeurs et la culture de l’office. Des valeurs importantes telles que le respect et la tolérance sont appliquées au quotidien et les relations sont collégiales.
Les supérieurs hiérarchiques et le conseil de direction sont jugés compétents en matière de direction. Les responsables de l’organisation indiquent la direction à suivre, ils représentent l’office avec compétence, prennent des décisions fondées en temps voulu et permettent aux collaborateurs d’atteindre les objectifs. Quelques personnes critiquent le trop grand activisme de la direction.
Malgré les progrès accomplis, l’identité de l’OFSPO peut encore être renforcée. Après une longue phase de croissance et de réformes, il n’existe pas encore un réel esprit de cohésion entre certaines parties de l’office.
Gestion du personnel
Les compétences spécialisées, la motivation et le taux de satisfaction élevé des collaborateurs constituent des atouts indéniables de l’OFSPO. Celui-ci réalise régulièrement des enquêtes auprès du personnel et réagit aux aspects critiques par des initiatives concrètes d’amélioration.
Récemment encore, les prestations du service du personnel se limitaient à l’administration classique du personnel, une gestion complète des RH faisait défaut. Depuis la réforme Macolin 2005, le service est en passe de devenir un interlocuteur interne professionnel. Des améliorations ont été apportées dans des domaines tels que le recrutement et les conseils prodigués à la hiérarchie, des efforts sont encore à fournir en matière de développement du personnel, de promotion des talents et d’évaluation du personnel.
Prestations
Le présent audit ne vise pas une évaluation détaillée des prestations et des effets des activités de l’OFSPO et n’est d’ailleurs pas en mesure de le faire. Selon les enquêtes réalisées par l’office auprès de sa clientèle et des groupes intéressés ainsi que les entretiens menés dans le cadre de l’audit, l’OFSPO fournit des prestations bonnes à excellentes, des potentiels d’amélioration existant encore dans certains domaines.