Beschreibung der Resultate
(Französisch)
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Les grandes manifestations entraînent une variété de situations « exceptionnelles », liées à leur ampleur, leur programme, leur structure spatiale (mono ou multi-sites), leur capacité d’accueil et leur localisation, sans oublier les conditions météorologiques. Les manifestations dites à « capacité prédéterminée », dont le nombre maximum de spectateurs est connu, sont plus faciles à gérer que les manifestations dites « ouvertes » qui sont caractérisées par un nombre indéterminé de spectateurs (par exemple une course cycliste telle le Tour de France).
Dans le cadre de ces grandes manifestations, les flux de visiteurs/spectateurs apparaissent souvent comme l’élément clé de la gestion des déplacements. Toutefois, il ne faut pas sous-estimer l’ampleur et la diversité des flux de support logistique. Il s’agit notamment de la sécurité, des services médicaux, de l’accueil, de la restauration, de l’assistance technique, des médias de presse écrite et de télévision, des approvisionnements, du nettoyage et de l’évacuation des déchets. La demande en mobilité liée aux activités logistiques peut, en effet, générer plus du quart du trafic induit par la manifestation. Or, les besoins de transport logistique sont plus exigeants que ceux des spectateurs notamment en termes d’horaire, de ponctualité et fiabilité. Ils sont par ailleurs en constante augmentation, aussi bien en ressources humaines qu’en besoins financiers.
Le trafic logistique ne représente pas un domaine particulier de la gestion des grandes manifestations, mais nécessite l’analyse et la compréhension de tous les aspects liés à la mobilité et aux besoins terminaux (décharge, stockage et charge). C’est la raison pour laquelle cette recherche propose un cadrage général des grandes manifestations en tenant compte de la problématique des déplacements des visiteurs et spectateurs en liaison avec les besoins logistiques.
Les grandes manifestations ont un caractère « éphémère ». Cela implique principalement l’utilisation des infrastructures existantes de transport ou, dans le cas de très grandes manifestations, de l’accélération de projets déjà planifiés.
En outre, les grandes manifestations sont caractérisées par de très fortes concentrations de différents flux de trafic dans le temps et l’espace, entraînant souvent des charges inhabituelles de trafic sur les infrastructures de transport existantes ou, selon les cas, renforcées ou même nouvelles. L’offre habituelle se révèle insuffisante pour satisfaire la demande supplémentaire générée par la manifestation. Une organisation spécifique du système des transports doit alors être mise en place. Ces mesures « spéciales » portent non seulement sur le trafic induit (spectateurs, logistique), mais aussi sur le trafic normal de base dans le périmètre d’influence de la manifestation.
Le transport s’avère essentiel dans la planification des grandes manifestations, mais aussi et surtout dans l’exploitation et la gestion. Cet élément est en interaction avec quasiment tous les autres domaines, tels que la conception et l’équipement des sites d’événements, la politique des prix des billets, l’accréditation, la sécurité, la gestion générale des circulations, l’accessibilité des sites, les mesures de stationnement ainsi que les points terminaux de décharge et de prise en charge des différentes catégories d’usagers.
Le principal objectif consiste à déplacer tous les groupes de clients, notamment les flux de support logistique, de et vers les sites de la manifestation, de manière sûre, commode et conviviale. Toute erreur telle le choix d’un « mauvais » itinéraire, des retards ou accidents se traduisent immédiatement par une mauvaise image. Les organisateurs doivent donc être en mesure de réagir rapidement et efficacement, voire d’anticiper les situations difficiles et exceptionnelles grâce à des « tests préalables» et un « plan de contingence».
En conséquence, la présente recherche se concentre sur deux aspects clés :
• une méthode de planification des transports et déplacements basée sur une typologie des grandes manifestations ;
• des lignes directrices d’organisation comportant les principaux moyens d’intervention notamment au niveau des flux de support logistique.
Typologie du trafic de support logistique
Trois principaux groupes d’indicateurs ont été utilisés pour analyser les aspects les plus cruciaux de la planification et de la gestion du trafic de support logistique.
1. Les trois périodes logistiques
Les grandes manifestations se déroulent en trois séquences : l’avant manifestation, la manifestation elle-même et l’après manifestation. Généralement les périodes avant et après la manifestation n’affectent guère la situation générale de fonctionnement des transports et circulations. Par contre, pendant la manifestation, le trafic logistique requiert une gestion particulièrement efficace pour assurer un fonctionnement fiable de la manifestation.
2. Les fonctions logistiques
Au moins six catégories d’usagers ou participants doivent être distinguées car elles ont des exigences logistiques pouvant être très distinctes : les spectateurs avec et sans tickets (certains groupes peuvent bénéficier d’un traitement privilégié), les acteurs ou athlètes, le personnel logistique (organisateurs et prestataires de service), les bénévoles, les personnes de marque (VIP, sponsors et invités) et les médias.
3. Les besoins spécifiques
Le succès d’une manifestation n’est garanti que si les exigences en matière de mobilité des différentes fonctions logistiques de chaque groupe de clients sont satisfaites.
Ces exigences concernent les notions de temps et d’horaires, de distribution spatiale des fonctions événementielles, des prestations de transport, de l’exploitation et de l’utilisation des infrastructures, des services de transport pour chaque groupe de clients ainsi que des livraisons de marchandises. Certaines fonctions sont souvent liées à des contraintes d’horaires alors que d’autres requièrent un usage particulier d’éléments des réseaux de transport tels des couloirs réservés pour bus, des sens uniques ou des fermetures temporaires à la circulation.
Les sites équipés pour l’accueil simultané de plusieurs manifestations ou les sites multiples requièrent naturellement une gestion beaucoup plus complexe des flux logistiques que ceux où les manifestations se déroulent en un seul site.
La demande de mobilité des spectateurs et de la logistique doit être examinée à l’aide des trois principaux groupes d’indicateurs cités ci-dessus. Leur combinaison permet de cerner les besoins spécifiques propres à chaque fonction ou de regrouper les fonctions nécessitant un besoin spécifique, quelle que soit la période logistique.
Ce regroupement de données sert de base de travail pour planifier le trafic logistique en trois phases :
• la hiérarchisation des fonctions et des priorités ;
• les moyens d’intervention et de communication ;
• la gestion dynamique de la manifestation.
Un autre aspect crucial, particulièrement sensible de la planification et de la gestion des flux engendrés par les grandes manifestations, est sans aucun doute le développement d’une politique de stationnement (restrictions par corridor ou secteurs, parking d’échanges payants ou non, incitations à une forte occupation des voitures particulières, etc.) ainsi que l’aménagement, généralement provisoire, de stations de décharge et de prise en charge des usagers selon leurs catégories.
Planification et gestion
1. La hiérarchisation des fonctions et des priorités
Les exigences en termes de transport et d’accessibilité sont multiples et propres à chaque groupe d’usagers ou clients. Elles entraînent inévitablement des incompatibilités dans la planification des besoins spécifiques. Dès lors, il s’agit de hiérarchiser les fonctions en comparant leurs rôles et leurs exigences de mobilité et d’accessibilité. Un plan de transport est ensuite établi pour chaque niveau hiérarchique.
2. Les moyens d’intervention et de communication
Les plans de transport sont constitués d’un ensemble d’outils de gestion, tels que :
Les systèmes d’accréditation et de billetterie
Ces systèmes reposent sur les besoins spécifiques des différentes fonctions. Le nombre et la diversité des types d’accréditations sont une indication de la complexité du trafic logistique. Accréditation et billetterie sont, par ailleurs, étroitement liées au système de sécurité.
Les systèmes d’information et communication
L’information est un domaine essentiel, car toute grande manifestation implique des bouleversements par rapport à la situation « normale ». Le succès du « concept transport » dépend beaucoup de la cohérence et de la qualité de la stratégie de communication. Une pré-information (dès les premières conférences de presse) sur les aspects d’accessibilité et de transport est souvent bénéfique. En effet, certaines catégories de participants apprécient de planifier leurs déplacements, comme les personnes à mobilité réduite, les personnes âgées et les visiteurs professionnels notamment.
Une campagne d’information est généralement conçue pour influencer le comportement des divers groupes de participants, en particulier au niveau de leur choix de mode de transport et de la programmation de leur visite, etc.
La signalétique
La signalétique couvre l’ensemble des systèmes d’affichage, de guidage et de fléchage d’itinéraires, ainsi que les panneaux à messages variables. Leur présence vise à informer et à faciliter les accès à la manifestation, à diriger le trafic « hors manifestation » sur les itinéraires de délestage, à insister sur des dispositions liées à la sécurité et à séparer puis guider les flux selon les droits d’accréditation. Dans ce rapport de recherche, cette séparation de flux est appelée signalétique logistique.
En matière de signalisation, on considère trois perspectives différentes :
• La conception homogène comporte une cohérence de signalisation avec une ligne graphique claire ;
• La signalétique spécifique diffuse des messages ciblés pour une ou plusieurs catégories d’usagers ou modes de transport ;
• La signalétique dynamique concerne tous les systèmes où l’information varie en temps réel.
3. Gestion dynamique de la manifestation
Ce troisième aspect de la planification et de la gestion du trafic logistique met en avant le rôle des centres de commande, contrôle et communication (CCC). Le CCC est un ensemble de locaux équipés pour regrouper les responsables des principaux domaines de gestion de la grande manifestation (sécurité générale, transport/accessibilité, services et interventions médicale, communications internes et externes, actualisation permanente des prévisions météo, …). Il constitue un état-major qui coordonne, commande, décide en situation de crise et procède aux communiqués et à l’information. Le CCC doit en outre répondre aux exigences spéciales (visite protocolaire, événements spéciaux), assurer les besoins du trafic logistique et du trafic spectateur, régler les conflits entre les deux et assumer les situations de crise selon des procédures et responsabilités pré-déterminées.
Des tests du CCC sont nécessaires non seulement pour évaluer et améliorer son fonctionnement, mais aussi et surtout pour établir un catalogue de mesures à prendre face à différents scénarios incluant de nombreux événements spéciaux. Il s’agit de plans de contingence. Ces essais sont également essentiels pour la formation des partenaires et l’apprentissage du travail en commun.
4. Gestion du stationnement et des accessibilités pour le trafic logistique et celui des spectateurs
La problématique du stationnement est sans doute l’un des aspects les plus cruciaux de la planification et de la gestion des flux engendrés par les grandes manifestations.
La planification du stationnement doit privilégier les flux logistiques essentiels à un déroulement sûr et fiable de la manifestation.
Ainsi, lors des grandes manifestations, les parkings proches du site sont partiellement ou totalement réquisitionnés pour les fonctions logistiques (athlètes, acteurs, services sanitaires, sécurité, médias, VIP, etc.). La sécurité à l’intérieur du périmètre de l’événement est maximale : chaque mouvement d’entrée ou de sortie (personnes et véhicules) est contrôlé, ainsi que l’accréditation qui est obligatoire.
Les parkings pour les spectateurs ou visiteurs sont généralement localisés en périphérie, pour éviter la saturation des accès immédiats à la manifestation. Un système de billetterie combinée est souvent appliqué. Par exemple parking payant ou gratuit lié à une navette gratuite de liaison directe à la manifestation. Donc un système incluant une partie au moins du coût du parking et du transport dans le prix du spectacle ou de l’événement. Des mesures similaires sont prises pour le personnel et les volontaires notamment afin de limiter tout besoin et possibilité de parking proche. Les personnes à mobilité réduite, les cars et les deux-roues bénéficient généralement d’un parking ou de points de dépose et prise en charge à proximité immédiate du site de manifestation.
Conclusion
La planification et l’organisation des flux logistiques sont un élément essentiel de toutes les phases de « l’existence » d’une grande manifestation, du début de sa préparation à son démantèlement en passant par la réalisation de l’événement. Un bon déroulement des services de transport, de circulation et du stationnement dépend essentiellement de la gestion efficace et dynamique des flux logistiques.
Les manifestations prennent aujourd’hui des dimensions de plus en plus critiques : fréquentation accrue et besoins de confort croissants, sophistication accélérée des médias, besoins accrus en équipements liés à un renforcement des niveaux de sécurité et autres exigences techniques notamment liées à la protection et au respect des normes environnementales. Ces tendances requièrent un renforcement substantiel des ressources humaines logistiques et contribuent à gonfler les coûts.
Face à ces perspectives, l’enjeu des organisateurs de grandes manifestations consistera à ramener la taille des événements à une « échelle plus humaine et un développement plus durable ». Ce recadrage devrait conduire à une réduction des besoins en ressources humaines et à un allègement des coûts. Pour répondre à ce défi, une connaissance détaillée des systèmes logistiques s’impose, ainsi qu’une amélioration des outils de gestion, de suivi, avant, durant et après la manifestation.
Comme plusieurs programmes récents de « Transfert de connaissances » en matière de planification et gestion des grandes manifestations sont en cours de développement, cette recherche vise à contribuer à une meilleure connaissance du fonctionnement et de l’intégration du trafic de support logistique dans les grandes manifestations.
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