Abstract
(Deutsch)
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1 Management Übersicht
Die Hauptfeststellungen der Expertise sind die Folgenden.
ARAMIS-1 ist gemäss dem State-of-the-Art zur Zeit seiner Konzipierung realisiert worden.
Das Projekt hat wesentlich mehr gekostet als vorgesehen und hat länger gedauert. Genügend interne Kapazität für eine straffere Führung hätte dem entgegenwirken können.
Es braucht eine Investition von etwa CHF 600'000.- um die letzten Lücken, v.a. Schnittstellen zu externen Forschungsverwaltungssystemen, zu schliessen. Diese Fertigstellung soll ohne Veränderung der Systemarchitektur erfolgen, d.h. auf Basis der existierenden Client-Applikation, da eine Architekturänderung kurzfristig noch mehr kosten würde und die Fertigstellung weiter verzögern würde.
Mit dieser Investition wird ARAMIS-1 zu einem System, das einen erheblichen wirtschaftlichen Nutzen für die Schweiz bringt. Die Experten schätzen einen Nettogewinn von etwa CHF 6,5 Millionen jährlich an erhöhter Forschungseffektivität.
Vorausgesetzt wird, dass genügend Kapazität für den Betrieb eingesetzt wird. Es bedarf mindestens 7 Stellen für den Betrieb und für die Unterstützung der Anwendung, wovon im Minimum 3 Stellen unverzüglich besetzt werden müssen.
Es wird deshalb vorgeschlagen
· ARAMIS-1 kurzfristig fertigzustellen;
· das CCA (Competence Center ARAMIS) zu etablieren und das Know-How ins Amt zu transferieren.
Dabei sind die Kosten und Termine der Fertigstellung straff zu kontrollieren.
2 Aufgabenstellung
Vor einer mittelfristigen Weiterentwicklung des Systems sollen die Prozesse des Forschungsmanagements, die Erfahrungen mit ARAMIS-1 im Zusammenspiel mit den anderen Applikationen der Forschungsverwaltung der ETH usw. und die Qualität der Forschungsdaten studiert werden.
Aufgabe der APP Unternehmensberatung AG war es, für das BBW den vorliegenden externen Fachbericht, betreffend die Hauptbereiche
· Beurteilung des Produktes und dessen Wirtschaftlichkeit
· Beurteilung des erstellten Ressourcenkonzeptes
· Beurteilung der Lösungsansätze für die Weiterentwicklung zu erstellen.
Wichtiger Hinweis:
Im Folgenden ist die Expertenmeinung der APP Unternehmensberatung AG zu den vom BBW gestellten Fragen festgehalten, basierend auf dem Studium verfügbarer Dokumente zum Projekt und Befragungen einiger am Projekt Beteiligter im Gesamtumfang von etwa 100 Arbeitsstunden. Die festgehaltenen Meinungen wurden mittels Analysen gebildet ; sie basieren aber keinesfalls auf einer lückenlosen Beweisführung und dürfen nur als nicht gesicherte Indizien interpretiert werden.
3 Allgemeine Feststellungen
Soweit wir in dieser kurzen Zeit feststellen konnten, wird das Projekt zu einem System führen, das, sobald es landesweit mit Daten alimentiert werden kann, die Grundanforderungen im Projektantrag erfüllt, d.h. eine Transparenz über die vom Bund finanzierte Forschung, mittels Auskünften über Finanzflüsse sowie über Forschungsinhalte und Schwerpunkte, vermitteln kann.
Zum vollständigen Grundsystem fehlt v.a. noch die Einbindung der grossen verwaltungsexternen Forschungsstellen, wie die ETHs, über Schnittstellen. Die von den Führungsgremien verlangten Übersichten über die Verwendung der Forschungsmittel können erst nach der Einbindung dieser Stellen erstellt werden. Die Teilziele und die Realisierungsvorgaben wurden in der rollenden Planung modifiziert, was zu Verspätungen und erhöhten Aufwänden geführt hat.
Im Projektantrag an den Bundesrat wurden Erfahrungen aus den Vorgängerprojekten ISFE-EDI und ISFE-BV erwähnt, die den Abbruch dieser Projekte zur Folge hatten. Viele dieser Erkenntnisse konnten in der Projektierung von ARAMIS nicht durchgesetzt werden.
Wir sind der Meinung, dass während der Phasen Voranalyse und Konzept mehr Zeit in die Führung hätte investiert werden sollen. Die amtsinternen Stellen haben die externe technische Projektleitung zuwenig überwacht und geführt. Nach den Kostenschätzungen des Konzepts, die erheblich höher als diejenigen der Voranalyse waren, musste das Projekt nochmals grundsätzlich durch den Lenkungsausschuss beurteilt werden.Wir können indessen feststellen, dass das gesamte Projekt nach den Kostenschätzungen des Konzepts, die erheblich höher waren als diejenigen der Voranalyse, durch den Lenkungsausschuss noch einmal beurteilt worden ist.
4 Aussagen zu den gestellten Fragen
4.1 Implementierung, Produktebeurteilung und Kosteneffizienz
Frage 1.1 Entspricht ARAMIS als Produkt und Informatik-applikation (insb. hinsichtlich Datenbankorganisation, Client und Ergonomie) dem State of the Art beim Projektstart (1996)?
Aussage Die Anwendung ARAMIS V.3.x basiert auf einer zweischichtigen (2-tier) Cli-ent/Server-Architektur. Dies entsprach durchaus dem ‚State of the Art' von 1996.
Die Datenbank von ARAMIS besteht gemäss Konzept aus drei Teilen
· Operativ-DB für das Tagesgeschäft
· Auswertungs-DB
· ERGO-DB/Internet-DB für die Allgemeinheit
Diese drei separaten Datenbanken werden in verschiedenen Umgebungen verwendet (Produktion, Schulung / Test, Entwicklung, Abnahme). Dies führt zu mindestens 12 separaten, unabhängigen Datenbanken, die aufwendig zu verwalten sind.
Als Entwicklungsumgebung für ARAMIS wurde das Produkt Sybase PowerBuilder (Ver. 5.04 früher 3.xx in Produktion) gewählt. Dieses beinhaltet sämtliche für die Entwicklung von C/S-Applikationen benötigten Werkzeuge.
Die Software-Entwicklung wurde von der BDB AG als Prozess modelliert und wird auch gemäss dieser Beschreibung betrieben. Die Entwicklungsrichtlinien wurden vorbildlich eingehalten.
Die Benutzerschnittstelle von ARAMIS entspricht auf den ersten Blick dem Look-and-Feel von Windows-Applikationen von 1996. Erst im Detail können Abweichungen davon festgestellt werden.
Das Datenmodell von ARAMIS macht einen vollständigen und übersichtlichen Eindruck.
Die Standardschnittstelle ARAMIS ist spezifiziert und realisiert. Die Einbindung der Datenlieferanten ist noch nicht erfolgt, da die Routinen für die Datenaufbereitung je Quellsystem noch nicht erstellt wurden.
Frage 1.2 Ist dem Gebot der Wirtschaftlichkeit bei der Applikationsentwicklung genügend Beachtung geschenkt worden?
Aussage Im Antrag an den Bundesrat wurden auf Basis der Voranalyse maximale ausgabenwirksame Kosten von CHF 1'725'000.- berechnet. Nach der Konzeptphase wurden Kosten bis CHF 2'096'000.- angegeben. Die Realisierungskosten wurden im Konzept auf CHF 1'816'000.- geschätzt, obwohl im Projektantrag als Erwartungswert für die Kosten CHF 1'390'000.- angegeben wurden.
Die Abweichung zum beantragten Kredit, und auch zur ursprünglichen Offerte des Softwareherstellers, wurde somit sehr früh festgestellt. Nach Abschluss des Konzeptberichtes hätte ein Marschhalt mit Überlegungen zu möglichen Alternativen und Konsequenzen erfolgen sollen. Der Lenkungsausschuss hat dies diskutiert und beschlossen, am Projekt weiter zu arbeiten. Die Teilziele, insbesondere im Bereich Projektmanagement, und die Realisierungsvorgaben wurden in der rollenden Planung modifiziert, was zu Verspätungen und zu erhöhten Aufwänden geführt hat.
Wir sind der Meinung, dass mehr Aufwand in der Voranalyse und im Konzept, insbesondere
in der Analyse und im Design der Geschäftsprozesse im Forschungsmanagement (auf Basis der AGREB-Arbeiten zu Forschungsmanagement) und
· in das Controlling der Ergebnisse auf Zielerfüllung das heutige Resultat günstig beeinflusst hätte.
Um das ursprüngliche Ziel gemäss Bundesratsauftrag zu erreichen, müssen noch geschätzte CHF 608'000.- investiert werden, nachdem bisher CHF 2'108'000.- ausgegeben wurden.
Der Hauptnutzen von ARAMIS, eine erhöhte Effektivität der Forschungsinvestitionen, wurde bei der Projektierung nicht beziffert. Eine Wirtschaftlichkeitsschätzung der Autoren zeigt auf, dass ARAMIS-1 nach den weiteren nötigen Investitionen einen erheblichen wirtschaftlichen Nutzen bringen wird, wenn dem Betrieb genügend Ressourcen gewährt werden. Die vorläufige Schätzung zeigt einen Nutzen von CHF 10 Millionen pro Jahr auf bei jährlichen Gesamtkosten von etwa CHF 3,5 Millionen.
Wir sind überzeugt, dass ein fertiggestelltes Forschungsinformationssystem für die Schweiz, trotz höherer Investitionen und Betriebskosten als vorgesehen, einen erheblichen Nutzen bringen wird.
4.2 Nutzbetrieb, Ressourcenplanung
Frage 2.1 Entspricht das intern erarbeitete Ressourcenkonzept den Anforderungen, die üblicherweise an den Betrieb eines Systems mit einem vergleichbaren Zweck gestellt werden?
Aussage Um die Aufgaben, die in den Artikeln 3 und 4 der ARAMIS-Verordnung aufgelistet sind, bei mehreren Hundert Benutzern wahrzunehmen, bedarf es neben dem IT-Betrieb erheblicher fachlicher Ressourcen.
Die Betriebsanforderungen sind vergleichbar mit denen anderer Anwendungs-systeme.
Wir empfehlen, gemäss den Vorgaben von NOVE-IT, die strategische Leitung und damit auch das CCA (Competence Center ARAMIS) als Organisationseinheit, direkt der Leitung des BBW anzugliedern. Nur dadurch kann die interdepartementale Aufgabe wahrgenommen werden.
Frage 2.2 Ist das Konzept hinsichtlich des geltend gemachten Bedarfs an Personal und Finanzen für den Nutzbetrieb, das CCA und die strategische Leitung realistisch?
Aussage Im Projektantrag wurde der Bedarf an IT-Betriebskapazität angegeben. Es wird jetzt ein weitaus höherer Bedarf angemeldet. Der grössere Teil des Bedarfs fällt auf die fachliche Unterstützung der Anwendung und ist realistisch.
Der im ersten Augenblick hohe Stellenbedarf entsteht aufgrund folgender Situationen
· Viele der F+E Einheiten sind in der ganzen Schweiz verteilt
· Der Aufbau der Applikation erfordert einen sehr grossen Aufwand für die Administration der Projekte, Benutzer und Client
· Allfällig notwendige Release-Wechsel bei der Applikation und/oder der Systemsoftware sind mit einem sehr hohen Aufwand verbunden.
Gestützt auf die Analyse der vorliegenden Informationen zu ARAMIS, auf unsere Erfahrungen und auf Vergleiche mit anderen Systemen ähnlicher Komplexität sowie auf die Rollenprofile gemäss NOVE-IT, schätzen wir den totalen Perso-nalbedarf für den Betrieb des CCA gemäss Verordnung des Bundesrates inklusive der strategischen Leitung von ARAMIS auf mindestens 7 Stellen. Je nach Umfang der übernommenen Aufgaben kann dieser Bedarf um weitere 1,5 Stellen erhöht werden.
4.3 Weiterentwicklung, Strukturfragen
Frage 3.1 Welcher Lösungsansatz soll bei weiteren optionalen Ergänzungsmodulen gewählt werden: ein einziger Client für alle Benützergruppen oder mehrere Clients für die verschiedenen Benützergruppen?
Aussage Kurzfristig:
Wir empfehlen, das vorliegende System mit minimalem Aufwand fertigzustellen. Es sprechen deshalb die folgenden Argumente für den Lösungsansatz ‚ein einziger Client':
· Die Entwicklung war bisher auf einen Client ausgerichtet, eine Aufteilung birgt das Risiko der Inkonsistenz
· Der Aufwand für die Realisierung und für das Konfigurationsmanagement bei mehreren Clients ist nicht zu vernachlässigen
· Mehrere Clients lösen grundlegende Probleme (wie die Nichtverfügbarkeit für externe Stellen) nicht
· ARAMIS sollte als Applikation auf ihre Kernaufgabe fokussiert bleiben und nicht zur Plattform für beliebige Anwendungen werden, deren Unterhalt aufwendig sein können.
Mittelfristig:
Siehe unter Frage 3.2 unten
Frage 3.2 Soll als generelle Strategie dem Ausbau des Clients gegenüber dem Umbau mit Internet/Browser-Technologie der Vorzug gegeben werden?
Aussage Der Wechsel ist mittelfristig anzustreben, weil
· Eine Web-Applikation für diese Art von Anwendungen gut geeignet ist
· Aufwände für Betreuung/Wartung stark reduziert werden können
· Die Möglichkeit des Zugriffs über Internet besteht.
Kurzfristig:
Es ist zu beachten,
· dass der Wechsel zu einem Web-Client einen Wechsel der zugrundeliegenden C/S-Architektur bedingt, weshalb ohne Neukonzeption der Applikation dieser Wechsel nicht seriös machbar ist.
· Baut man sonst nur einen Web-Client fürs Intranet, entsteht ein erheblicher Entwicklungsaufwand ohne zusätzliche Funktionalität.
Wir sind deshalb der Meinung, dass ARAMIS-1 auf der Basis eines herkömmlichen Clients kurzfristig fertiggestellt werden sollte.
Mittelfristig:
Die Untersuchungen während der Expertise haben gezeigt, dass die Frage des Clients nicht mit Ja oder Nein zu beantworten sind: Einerseits soll zuerst ARAMIS-1 ohne Veränderung der Architektur fertiggestellt werden, andererseits sollen grundsätzliche Fragen zu den Prozessen des Forschungsmanagements und ihre informatik-technische Unterstützung behandelt werden, bevor mit einer veränderten Architektur wesentliche weitere Investitionen getätigt werden.
In unseren Vorschlägen in den folgenden Kapiteln wird der Weg zur Behandlung dieser Fragen und Perspektiven für die mittelfristige Weiterentwicklung aufgezeigt.
5 Weiteres Vorgehen
Grundsätzlich sind für das weitere Vorgehen im Projekt ARAMIS mehrere Varianten möglich. Gesucht wurde ein Weg, der
· den Bundesratsauftrag möglichst gut erfüllt
· die getätigten Investitionen möglichst schützt
· die bisherige konzeptionelle Arbeit und das gewonnene Wissen und die Erfahrung mög-lichst nutzbringend einsetzt
Es gibt mindestens die folgenden Varianten, deren Vor- und Nachteile abgeschätzt wurden
· Minimales Fertigstellen der bestehenden Applikation ARAMIS-1
· Vollständiges Fertigstellen der bestehenden Applikation inkl. ARAMIS-2 und -3
· Neuentwicklung als Internet/Intranet-Applikation
· Verwendung eines Standardprodukts wie SAP-R/3 oder ein GKS
· ARAMIS als Datawarehouse
· Verwendung eines existierenden Systems der Forschungsverwaltung.
Wir sind der Meinung, dass ARAMIS-1 mit minimalen Aufwand kurzfristig fertiggestellt werden soll.
6 Expertenvorschläge
6.1 Kurzfristiges Vorgehen
Es wurde bisher viel Geld in ARAMIS investiert. Der auf jährlich mehrere Millionen Franken geschätzte volkswirtschaftliche Nutzen ist in Reichweite, wenn das System jetzt schnellmöglichst und mit minimalem Aufwand fertiggestellt wird.
6.1.1 ARAMIS-1 fertigstellen
Wir schlagen vor, eine minimale Version des aktuellen Systems fertigzustellen.
Es sind nur die für das Überleben des Systems unter Berücksichtigung der Abdeckung der minimalsten Bedingungen des Bundesratsauftrages erforderlichen Punkte noch zu realisieren. Dies betrifft in erster Linie die Schnittstellen zu den grossen Forschungsstellen.
Dazu müssen ca. CHF 600'000.- investiert werden.
6.1.2 CCA etablieren und Know-how ins Amt transferieren
Als unabdingbaren Punkt erachten wir, dass die Fachstelle etabliert und dem CCA die notwendigen personellen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, damit der Know-how-Transfer sofort erfolgen kann.
Kurzfristig müssen als absolutes Minimum 3,0 Stellen unverzüglich besetzt werden.
Für den Betrieb des CCA gemäss Verordnung des Bundesrates inklusive der strategischen Leitung von ARAMIS müssen mindestens 7 Stellen besetzt werden.
6.1.3 Kosten und Termine kontrollieren
In Projekten gilt es die drei, zum Teil gegenläufige Ziele
Termin - Qualität - Kosten im Griff zu behalten.
Deshalb erscheint es uns unabdingbar, dass diese Fertigstellung unter einer klaren Vorgabe in Bezug auf Kosten und Termine zu erfolgen hat.
Die Projektleitung ist mit den entsprechenden Kompetenzen auszustatten.
6.2 Mittelfristiges Vorgehen
Wenn ARAMIS-1 ein bis zwei Jahren in Betrieb ist, muss überlegt werden, wie es weitergehen soll. Ein wesentlicher Ausbau der jetzigen Architektur oder ein Wechsel des Clients bedingt gro-sse Investitionen, ohne Aussicht auf einen erheblich höheren Nutzen des Gesamtsystems.
Die beste Basis für effektive und effiziente Informatiksysteme ist gegeben, wenn diese Systeme Geschäftsabläufe unterstützen, die selber effektiv und effizient sind. Nach erfolgter Fertigstellung und Betrieb von ARAMIS-1 sind die folgenden Schritte, mit einem Zeithorizont von 3 bis 5 Jahre, unseres Erachtens zu vollziehen
· Analyse der Prozesse der F+E Stellen auf Basis der AGREB-Ergebnisse (Arbeitsgruppe Ressortforschung des Bundes), damit diese in ARAMIS abgebildet werden können.
Die Erfahrungen mit dem Betrieb von ARAMIS sind einzubeziehen.
· Analyse der bei den F+E Stellen vorhandenen Systeme, in welchen F+E Daten gemäss Bundesratsauftrag erfasst werden.
Die Stärken und Schwächen dieser Systeme in Wechselwirkung mit ARAMIS sind zu betrachten.
· Analyse der Datenbestände und Strukturen in ARAMIS-1 mit einem Vergleich der tatsächlich vorhandenen Datenqualität mit der vorgesehenen Qualität.
· Abgleich der obigen Ergebnisse als Basis für die weitere Projektierung.
· Konzipierung zur Zukunft von ARAMIS mit Alternativen zum heutigen System.
Die vorstehend aufgeführten Schritte sind nicht abschliessend und müssten im Rahmen eines Massnahmenkataloges verfeinert und mit Zielen, Ergebnissen und Terminen versehen werden.
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